Sanperhouse · Guía práctica · Revisada por José Antonio Sánchez Pérez, abogado · Publicado el 10 de octubre de 2026

Cómo cambiar de administrador de fincas: pasos, junta y documentación

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Antes de cambiar de administrador conviene tener claro quién decide, cómo se convoca la reunión y qué documentos hay que recuperar. Esta guía explica cada paso en orden.

1. Cuándo plantearse el cambio

Hay motivos habituales para plantear el cambio:

• Las cuentas no se presentan a tiempo o no se entienden.
• Las convocatorias de junta llegan tarde o no se levantan actas.
• Las incidencias del edificio no se resuelven.
• Los vecinos morosos no se reclaman.
• La cuota ha subido sin explicación clara.

Antes de dar el paso, revisa si el problema se puede resolver hablando con el administrador actual. A veces basta con un requerimiento por escrito. Si no hay respuesta, el cambio es una opción razonable.

2. Cómo pedir presupuestos y compararlos

Pide al menos dos o tres presupuestos. Para que sean comparables, pide a todos lo mismo:

• Cuota mensual y si se cobra por vecino o por vivienda.
• Qué incluye la cuota: gestión, contabilidad, juntas y actas, atención a vecinos, incidencias.
• Morosidad: qué hace con los vecinos que no pagan (avisos, reclamación sin ir a juicio, seguimiento de la deuda) y si la reclamación en el juzgado está incluida o se presupuesta aparte.
• Respaldo jurídico (si el administrador tiene abogados que puedan asesorar a la comunidad).
• Acceso online a cuentas, actas e incidencias, si lo hay.
• Permanencia y plazo de aviso para dejar el servicio.

No elijas solo por el precio. Una cuota baja que no incluye la morosidad puede salir más cara a medio plazo.

3. Convocar la junta y preparar el orden del día

La junta puede decidir el cambio en una reunión. Para convocarla:

• Quién convoca: lo normal es que la convoque el presidente. La ley también prevé que la junta se reúna si lo piden un cuarto de los propietarios o propietarios que representen al menos el 25 % de las cuotas (la cuota es el porcentaje de cada vivienda en el edificio). Según el art. 16 LPH, la convocatoria debe indicar los asuntos, el lugar, el día y la hora.
• Antelación: para la junta ordinaria, al menos seis días antes; para una extraordinaria, con la antelación que sea posible para que llegue a todos los propietarios (art. 16.3 LPH).
• Orden del día: el documento con los puntos que se tratarán. Incluye, de forma separada, el cese del administrador actual (que deje el cargo), el nombramiento del nuevo (la elección) y el punto de la entrega de documentación.
• Si el presidente no convoca: un cuarto de los propietarios, o quienes sumen el 25 % de las cuotas, pueden pedirla por escrito. Guarda copia de la petición.

Enviar la convocatoria de forma clara y con tiempo evita que el acuerdo se impugne (es decir, que alguien pueda pedir que se anule) por defectos de forma.

4. Votación y acta

• Quién nombra y cesa: según el art. 14 LPH, corresponde a la junta nombrar y remover (quitar) al administrador.
• Duración del cargo: salvo que los estatutos (las normas internas de la comunidad) digan otra cosa, los cargos de gobierno se nombran por un año (art. 13.7 LPH). Aun así, la junta puede remover al administrador antes de que acabe el mandato, por acuerdo en una junta convocada en sesión extraordinaria (una reunión convocada fuera del calendario habitual).
• Mayoría necesaria: se aplica la regla general del art. 17.7 LPH. En primera convocatoria, la mayoría de los propietarios que, a la vez, sumen la mayoría de las cuotas. En segunda convocatoria, basta la mayoría de los asistentes si suman más de la mitad de las cuotas de los presentes.
• Acta: la junta debe quedar recogida en un acta con el resultado de la votación, el nuevo administrador y la fecha de efectos. Guarda una copia firmada.
• Notificación: comunica el acuerdo a los propietarios y al administrador saliente.

5. Traspaso de la documentación: lista para pedir

El administrador que se marcha debe entregar los papeles de la comunidad. Pide una lista firmada con lo que entrega. Como mínimo:

• Libro de actas de las juntas y sus actas firmadas.
• Cuentas de los últimos ejercicios y el presupuesto aprobado.
• Saldo y movimientos de la cuenta bancaria de la comunidad.
• Lista de propietarios con sus datos y cuotas de participación.
• Recibos pendientes y situación de los morosos (qué se debe y qué reclamaciones se han hecho).
• Contratos vigentes: ascensor, limpieza, seguro, suministros y mantenimiento. Con fechas de vencimiento y condiciones de cancelación.
• Justificantes de pagos a proveedores de los últimos años.
• Incidencias abiertas y reparaciones previstas.
• Certificados, licencias o inspecciones que tenga la comunidad.

La ley establece que el administrador debe custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios mientras ejerce el cargo (art. 20.1.e LPH). Al terminar, quien ha gestionado por encargo de la comunidad debe rendir cuentas y entregar lo que ha recibido para ella (art. 1720 del Código Civil).

Cuenta bancaria y contratos de servicios. La cuenta de la comunidad y los contratos con proveedores deben pasar a nombre de la comunidad o al nuevo administrador, según corresponda. Cada banco y cada proveedor tiene sus propios trámites. Pide al nuevo administrador que los revise con la junta.

6. Qué hacer si el administrador anterior no entrega los papeles

• Pide la entrega por escrito, con un plazo y una lista concreta de lo que falta. Guarda copia de la solicitud.
• Si no responde, la junta puede acordar que se le reclame la documentación. Es importante que el acuerdo esté en acta.
• Si la reclamación no funciona, la comunidad puede acudir a los tribunales. Esta vía exige asesoramiento jurídico.
• Mientras tanto, el nuevo administrador puede empezar a trabajar con lo que tenga y dejar constancia de lo que falta.

Actuar pronto es importante. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es reconstruir las cuentas.

7. Los primeros meses con el nuevo administrador

• Revisa con el nuevo administrador el presupuesto del año y las cuentas.
• Confirma qué incluye exactamente su cuota y quién atiende las incidencias.
• Revisa con él la lista de morosos y las reclamaciones en curso.
• Presenta en la siguiente junta un informe corto: qué se ha recibido, qué falta y qué se ha decidido.
• Pide que las convocatorias, actas e incidencias estén accesibles para los vecinos, si la comunidad lo quiere.

No hay un plazo fijo para el traspaso: depende de la documentación y de la colaboración del administrador anterior.

Preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

Texto oficial y actualizado, publicado por el Boletín Oficial del Estado:

• Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre Propiedad Horizontal (texto consolidado). Artículos 13.6 y 13.7 (administrador, duración del cargo, remoción anticipada), 14 (funciones de la junta: nombrar y remover), 16 (convocatoria de la junta), 17.7 (regla general de mayoría) y 20.1.e (custodia de la documentación durante el cargo).
• Código Civil (texto consolidado). Artículo 1720 (rendición de cuentas del mandatario).

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico personalizado. Cada comunidad tiene sus estatutos, su historia y sus contratos, y la solución depende de ellos. Si tienes un caso concreto, consulta con un profesional antes de actuar.

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